Contoh Project Charter Manajeman Proyek

Project Charter

Project  Official Name :

SIPERPUS

(Sistem Informasi Perpustakaan)

Project sponsor and Contact Information :

Sponsor :

SMA Negeri A 

Jl. ABC no. 48 Bandung

Contact Person              :

Aep Ramlan (Financial Controller) Official Address   : Jl. Laswi no. 36 Bandung Phone        : 022-5945573

Project Management and Contact Information  :

Project Executor :

AR3 Corporation

Jl. Buah Batu No. 3 Bandung

Contact Person :

(Project Manager) Official

Address                         : Jl. Buah Batu No. 3 Bandung

Phone                            : 022-5947733, fax : 022-5947733

I.        Ringkasan

Project Charter ini dibuat sebagai bentuk kesepakatan tertulis yang memuat semua keputusan dan perjanjian penting antara pihak SMA Negeri A dan AR3 Corporation dalam proyek pengadaan dan pengembangan sistem  informasi  perpustakaan (SIPERPUS).  Project  Charter  memuat  spesifikasi  sistem  informasi perpustakaan  secara umum, fitur-fitur yang dibutuhkan oleh SMA Negeri A, aturan dan ketentuan manajemen proyek selama proses pelaksanaan proyek, jadwal kegiatan, sumber daya, perkiraan biaya, harga jual  aplikasi yang disepakati, serta personil yang terlibat dalam proyek ini.

II.  Tujuan

SMA Negeri A meminta AR3 Corporation untuk membangun sistem informasi yang dapat mengelola data perpustakaan dan status peminjamannya yang handal dan akurat, untuk memudahkan para siswa dalam proses peminjaman buku di SMA Negeri A.

III. Latar Belakang Masalah

Perpustakaan di SMA Negeri A adalah jantung sekolah yang berperan aktif dalam penciptaan iklim akademik. Melalui koleksi yang terus dikembangkan, perpustakaan menjadi penyedia sumber informasi dan sumber belajar utama yang menunjang kurikulum dan pengembangan softskill para siswa.

Pengelolaan Perpustakaan di SMA Negeri A saat ini masih belum didukung sistem informasi yang memadai sehingga seringkali menghambat pencarian siswa dalam proses peminjaman buku.   Selain itu, tidak adanya sistem pengolahan data yang baik menyulitkan pihak    penjaga perpustakaan    dalam    memantau    status    pengadaan    buku, mengendalikan persediaan buku, dan memonitor  para siswa dalam peminjaman sebagai tolak ukur ke aktifan siswa dalam proses belajar mengajar.

IV. Produk Akhir Proyek

Di akhir proyek, AR3 Corporation harus dapat menyediakan hal-hal berikut :

1. Proses pengisian data peminjaman buku pada SIPERPUS dapat dilakukan secara manual (menggunakan keyboard), barcode scanner, maupun fingerprint scanner.

2. Penyajian laporan data peminjaman yang sangat detil dan memudahkan dalam memeriksa data peminjaman.

3.  Data siswa digunakan untuk mengelola informasi tentang data keaktifan siswa.

4. Data yang dimasukkan akan tersimpan pada database sehingga kapanpun diperlukan untuk berbagai keperluan, sehingga dapat memprosesnya dalam waktu yang cepat.

5. Memeriksa data peminjam, proses pencarian data peminjam dan pembuatan laporannya sangat mudah dan cepat. Pencarian data peminjam dapat dilakukan berdasarkan nama/NIS siswa tertentu pada suatu periode waktu.

6.  Terdapat database tentang peraturan sekolah beserta “poin denda” yang akan dikenakan untuk setiap keterlambatan pengembalian buku, sehingga setiap Siswa/siswi yang melakukan pelanggaran maka secara otomatis akan mendapatkan denda sesuai dengan bentuk pelanggaran yang dilakukan.

7.    Cadangan data digunakan untuk membuat back up data. Proses backup data sangat penting dilakukan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan pada data yang ada seperti data terhapus, harddisk rusak dan sebagainya.

V.  Ruang Lingkup Proyek

5.1. Spesifikasi Aplikasi

AR3 Corporation akan membangun aplikasi untuk mendukung proses akademis dengan tujuan sebagai berikut:

• 1.    Siswa lebih mudah mendapatkan informasi mengenai daftar buku yang terdapat pada perpustakaan sesuai buku yang di butuhkan;
• 2.    Membuat system berbasis web yang bisa di akses dimana saja;
• 3.    Mahasiswa selalu mendapatkan informasi buku yang up to date;
• 4.    Menyelaraskan System sesuai perkembangan zaman.

5.2. Desain Sistem Aplikasi SIPERPUS

5.2.1. Teknologi Client - Server

Kebutuhan utama dari system ini adalah memberikan pelayanan terbaik bagi mahasiswa dalam hal pencarian daftar buku dan informasi buku yang ada pada perpustakaan secara up to date. System ini berbasis web sehingga kebih mudah diakses dimana berbasis mobile maupun berbasi PC,namum system ini hanya dikhususkan untuk memberikan informasi daftar buku.

5.2.2. Database Terpusat

Perkembangan organisasi pendidikan mengakibatkan meningkatnya volume dan kompleksitas data dan informasi yang ditangani. Kondisi ini menuntut pengaturan dan manajemen data yang lebih ter-organisasi dengan baik. Database yang terpusat ditangani oleh teknologi sistem operasi pada PC-Server. Dengan demikian, pemasukan data cukup dilakukan sekali saja dan dapat digunakan secara bersama oleh pemakai. Sistem ini akan menjamin sepenuhnya konsistensi dan keamanan data.

Seluruh data disimpan dalam satu komputer pusat (Server) dan hanya dapat diakses dari komputer terminal (client) yang dikendalikan oleh penjaga perpustakaan.

5.2.3. Spesifikasi Fungsional Sistem

·    Sistem ini hanya dapat diakses oleh seluruh civitas akademika di lingkungan SMA Negeri A

·     Sistem ini dapat online selama 24 jam

· Sistem ini berfungsi untuk mengakses daftar buku yang tersedia di perpustakaan.

·     Sistem ini berbasis web dan dapat diakses melalui perangkat mobile.

·     Server diakses oleh admin yang ditunjuk oleh pihak perpustakaan.

· 5.2.4. Fitur Utama Sistem SIPERPUS

·         Sistem mampu menampilkan daftar buku dan jurnal yang tersedia,

·         Sistem mampu menampilkan lokasi buku dan jurnal.

·         Memiliki tampilan yang user friendly,

·         Sistem ini beroperasi selama 24 jam.

VI.  Metoda, Tahapan dan Kebutuhan Proyek

Metoda  yang  akan  digunakan pada  pengembangan aplikasi  ini  adalah  sebagai berikut:

1. ·         Wawancara Rincian dengan hasil kebutuhan sistem
2. ·         Analisis dengan hasil SRS (Software Requirement Spesification)
3. ·         Perancangan dengan hasil  Blue Print
4. ·         Code dengan hasil Program
5. ·         Testing dengan hasil Hasil uji
6. ·         Installing dengan hasil Software
7. ·         Closing dengan hasil Seluruh dokumentasi

Kebutuhan Proyek

• 1.    Server sebagai penyimpan data daftar buku perpustakaan
• 2.    Peralatan Jaringan
• 3.    Komputer untuk web development

VII.  Manajemen Proyek

7.1. Organisasi Proyek

·         Board Management Review : Terdiri atas unsur manajemen baik dari pihak AR3 Corporation yang diwakili oleh manajer proyek dan beberapa manajer terkait dari pihak SMA Negeri A.

·         Technical  Leader :   Petugas dari pihak AR3 Corporation yang bertugas mengkoordinasikan pekerjaan identifikasi kebutuhan, pengembangan aplikasi, pengujian, integrasi dan implementasi aplikasi di setiap area fungsi tertentu.

Tanggung Jawab masing-masing fungsi yang terlibat dalam struktur organisasi proyek adalah sebagai berikut :

Fungsi	Tanggung Jawab
	AR3 Corporation	SMA Negeri A
Board Management Review	· Mengkomunikasikan semua spesifikasi kebutuhan aplikasi dan komponen- komponen pendukung aplikasi. · Mengelola jalannya proyek pengembangan aplikasi sampai masa pemeliharaan. ·     Bertanggung jawab penuh dari mulai fase pengembangan hingga pemeliharaan. ·         Memberikan alokasi beban pekerjaan serta mengevaluasi kemajuan pekerjaan secara rutin. · Memberikan laporan rutin tentang kemajuan pekerjaan proyek.	·    Memberikan  fasilitas   baik   sarana   dan prasarana untuk kemudahan pengumpulan  informasi  dan pendefinisian kebutuhan. ·    Mengalokasikan         karyawan         yang kompeten untuk membantu dalam proses pengembangan proyek, terutama untuk mendapatkan pendefinisian kebutuhan yang tepat. ·   Mengevaluasi     perkembangan     proyek secara rutin dan segera mengkomunikasikan setiap masalah yang dianggap tidak dapat diakomodasi sehingga dapat diselesaikan sedini mungkin. ·    Mendukung perubahan jadwal dan biaya yang diakibatkan perubahan spesifikasi kebutuhan jika permintaan tersebut telah disepakati harus dipenuhi.
Administrator Proyek	·  Mendokumentasikan semua kegiatan proyek dari mulai inisialisasi proyek hingga proyek selesai. ·    Membuat laporan rutin tentang kemajuan proyek yang meliputi :Laporan    perkembangan    pembuatan aplikasi ·   Menyiapkan  dokumen  yang  diperlukan untuk legalitas proyek seperti dokumen kontrak, berita acara serah terima, kesepakatan perubahan,         kontrak pemeliharaan aplikasi dan lain-lain
Technical Leader	·  Merancang antarmuka aplikasi dan alur kerja aplikasi secara keseluruhan. ·    Aktif  berkomunikasi  dengan  perwakilan SMA Negeri 1 Bale Endah mengenai spesifikasi aplikasi serta mendiskusikan dan memvalidasi setiap proses yang berlangsung dalam aplikasi. ·  Melaksanakan   dan   melaporkan   setiap perubahan yang telah disepakati, beserta dampak resiko yang mungkin terjadi terhadap biaya dan waktu kepada board management Review. · Mendistribusikan pekerjaan kepada pihak programmer dan mengevaluasi dan mengendalikan proses pembangunan aplikasi. ·         Menyiapkan materi pelatihan. ·         Melaksanakan pelatihan. ·  Mendokumentasikan semua proses analisa dan rancangan aplikasi serta menyerahkan dokumentasi ini ke pihak administrator proyek.	·   Bersama  Technical  Leader  menganalisa proses yang ada dan mencari solusi yang terbaik jika memang diperlukan. ·     Mengevaluasi  setiap  hasil  kerja  sesuai bidang masing-masing dan segera mengkomunikasikan hal-hal yang dianggap kritis untuk segera diperbaiki atau diganti. ·         Melakukan uji coba terhadap sistem aplikasi yang sudah selesai terpasang, secara bertahap, dan memeriksa setiap hasil perhitungan yang dihasilkan oleh sistem. ·         Mengkomunikasikan ke Board Management Review jika ada kebutuhan akan perubahan yang sangat kritis dan mendesak. ·        Komitment  terhadap  semua  keterangan yang telah diberikan dan meralat semua kesalahan  informasi  yang  terlanjur diberikan, dalam bentuk tertulis serta didistribusikan ke seluruh pihak terkait. ·  Mengikuti pelatihan dan mengalokasikan personil yang akan mengoperasikan sistem agar terlibat aktif dalam sesi implementasi dan pelatihan.
Programmer	· Membangun aplikasi sesuai dengan semua ketentuan yang telah ditetapkan oleh Team Leader. ·    Mengkomunikasikan   semua   perubahan yang  dianggap  perlu  dikerjakan  kepada tim leader sebelum melaksanakan semua perubahan tersebut. · Menyerahkan semua kode program kepada tim leader. ·      Membuat    program    sesuai    ketentuan prosedur dan standar struktur program yang ditetapkan tim leader. · Mendokumentasikan struktur program dan menyerahkan hasilnya kepada Tim Leader
Operator		·       Mengikuti training yang telah ditetapkan · Mengoperasikan sistem sesuai dengan petunjuk yang telah ditetapkan. ·     Melaporkan setiap kesalahan yang terjadi, baik salah perhitungan atau kegagalan sistem dalam melaksanakan satu proses.

7.2. Perencanaan dan Pengendalian proyek

Jadwal eksekusi proyek secara mendetil akan disertakan di dokumen perencanaan proyek. Semua tahapan perencanaan dikendalikan penuh oleh Board Management Review dan evaluasi perkembangan proyek dilakukan setiap minggu. Hasil pertemuan dinyatakan dalam berita acara pertemuan dan memuat :

·    Semua usulan, perubahan dan persetujuan terhadap hasil kerja yang ditandatangani oleh semua peserta yang hadir

·         Target pekerjaan yang harus dipenuhi untuk kurun waktu pertemuan berikutnya.

·         Evaluasi biaya yang telah dikeluarkan selama proyek berlangsung.

·         Dokumen  berita  acara  ini  didistribusikan ke  seluruh  pihak  Board  Management Review.

7.3. Pelatihan

Pelatihan dibagi menjadi 2 bidang yaitu pelatihan pada tim proyek dan pelatihan end-user. Pelatihan pada tim proyek disusun dan dilaksanakan serta menjadi tanggung jawab sepenuhnya pihak AR3 Corporation yang meliputi :

•  .    Standarisasi proses pengendalian dan pelaporan proyek
•  .    Komunikasi selama proyek berlangsung
•  .    Dokumentasi proyek
•  .    Standarisasi metoda dan proses pembuatan aplikasi
•      Pelatihan pada end-user meliputi :
•  .    Cara instalasi aplikasi
•  .    Inisialisasi data awal.
•  .    Troubleshooting untuk masalah praktis tentang aplikasi dan jaringan komputer.
•  .    Cara penggunaan aplikasi
•  .    Aturan dan prosedur kerja aplikasi
•  .    Pemeliharaan rutin data dan aplikasi.
•  .    Mekanisme pelaporan jika terjadi masalah pada aplikasi.

7.4. Manajemen Perubahan

Manajemen perubahan difokuskan pada usaha untuk membangun komitmen dari seluruh pihak yang berkepentingan terhadap aplikasi agar proyek ini dapat berjalan sesuai jadwal dan biaya serta dapat memenuhi kebutuhan semua pihak.  

7.5. Prosedur Resolusi Masalah kritis

Agar tim proyek dapat tetap berfokus pada tujuan dan dapat menyelesaikan aplikasi sesuai jadwal, maka semua masalah masalah kritis harus diselesiakan secepat dan sejelas mungkin. Prosedur Resolusi masalah kritis adalah sebagai berikut :

1.    Klarifikasi masalah.

2.    Menetapkan prioritas.

3.    Menganalisa masalah, mengidentifikasi alternatif dan rekomendasi solusi

4.    Menyelesaikan masalah dan mendokumentasikan keputusan akhir.

5.    Menguji modifikasi aplikasi akibat masalah tersebut sesuai prosedur perubahan yang telah ditetapkan.

7.6 Administrasi Masalah

Administrasi Masalah adalah prosedur dokumentasi semua masalah yang terjadi selama pengembangan proyek, atau disebut sebagai ‘Log Problem’.   Setiap masalah yang mengakibatkan perubahan desain aplikasi, perubahan perhitungan atau proses eksekusi aplikasi, perubahan struktur data, panjang data, dan sebagainya harus dicatat pada Log Problem, sehingga Log Problem akan berperan sebagai :

·         Satu   sumber   informasi   tunggal   untuk   semua   masalah   pengembangan   dan implementasi aplikasi.

·         Digunakan sebagai sumber untuk memonitor perkembangan penyelesaian masalah.

·         Sumber  informasi  untuk  mengetahui  spesifikasi  apa  yang  diperlukan  untuk menyelesaikan masalah tersebut.

·         Catatan bagi para programmer untuk mengetahui tugas apa yang diberikan untuk mereka berkaitan dengan masalah tertentu.

7.7. Risk Management Procedures

Resiko dalam pembuatan perangkat lunak yaitu :

a.    Jika anggota yang bersangkutan mengalami sakit atau mengalami kendala untuk bisa menyelesaikan tugasnya,maka anggota lain yang sudah selesai atau belum memiliki tugas akan mengambil alih sampai batas waktu yang tidak ditentukan

b.    Jika waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tidak cukup dengan waktu yang ditentukan maka project manager akan segera melakukan rapat darurat dengan stakeholder untuk membicarakan masalahnya

c.    Jika biaya yang di tentuka melebihi batas yang telah di tentukan maka project manager akan merincikan dana sedetail mungkin sehingga bisa di berikan untuk bukti mengenai biaya yang berlebihan

VIII. Jadwal Pelaksanaan Proyek

8.1.   Jadwal Pengembangan.

Jadwal pengembangan aplikasi dapat dirincikan sebagai berikut :

1.    Analisa desain sistem : 14 hari kerja

2.    Programming              : 48 hari kerja

3.    Testing dan Implementasi (inisiasi data awal dan training) : 14 hari kerja

4.    Dokumentasi              : 14 hari kerja

Kegiatan di atas berlangsung secara paralel tidak sekuensial sehingga diharapkan pekerjaan dapat diselesaikan seluruhnya dalam kurun waktu 60 hari kerja.  Jadwal Rinci dapat dilihat pada lampiran.

8.2. Jadwal Implementasi.

Implementasi aplikasi akan dilaksanakan dalam kurun waktu kurang-lebih 30 hari kerja dan dilaksanakan secara bertahap.  

·         Fase pertama : Implementasi aplikasi pemeliharaan data barang, data supplier dan transaksi  keluar/masuk  barang,  direncanakan  dapat  dikerjakan  dalam  kurun waktu 7 hari kerja.

·         Fase kedua : implementasi aplikasi pembuatan, verifikasi dan eksekusi PO serta pencatatan harga supplier, direncanakan dapat dikerjakan dalam kurun waktu 7 hari kerja.

·         Fase ketiga : implementasi aplikasi transaksi pemindahan / peminjaman barang inter departemen, perhitungan biaya produksi restoran dan transaksi restoran. Direncanakan dapat dikerjakan dalam kurun waktu 7 hari kerja.

·         Fase keempat : pelatihan instalasi dan pengoperasian aplikasi . Direncanakan akan dikerjakan dalam kurun waktu 14 hari.

·         Fase kelima : pemeliharaan aplikasi, akan dilaksanakan dalam kurun waktu 6 bulan sejak fase keempat berakhir.

IX. Sumber Daya Proyek

9.1. Kebutuhan Sarana dan Prasarana

Kebutuhan Proyek

1.    Server sebagai penyimpan data daftar buku perpustakaan

2.    Peralatan Jaringa

3.    Komputer untuk web development

9.2. Kebutuhan Sumber Daya Manusia dan Alokasi Jam Kerja

SDM	Kualifikasi	Alokasi Jam kerja/hari	Jumlah
Project Manager	S2 – Administrasi bisnis atau Sistem informasi atau S1 dengan pengalaman di bidang proyek Sistem informasi minimal 4 tahun.	5 jam / hari	1 org
Business Analyst	S1  yang  menguasai  proses bisnis masing-masing.	3 jam / hari	4 org
System Analyst	S1, dengan pengalaman pembuatan   program minimal 2 tahun, mengerti tentang software dan hardware komputer secara umum, memahami infrastruktur jaringan.	5 jam /hari	4 orang
Programmer	S1,       dengan pengalaman pembuatan progam minimal 1 tahun.	8 jam /hari	8 orang
Project Management Officer	D3 – sederajat, memahami seluk beluk administrasi bisnis dan administrasi proyek.	8 jam / hari	1 org

9.3.      Anggaran

1.    Analisa Sistem         5.000.000

2.    Desain Fungsi         7.000.000

3.    Pemrograman           20.000.000

4.    Pengujian                 3.000.000

5.    Pelatihan                   5.000.000

6.    Pemeliharaan           7.500.000

7.    Dokumentasi            2.500.000

Jumlah Biaya           50.000.000

9.4.      Penugasan Personil

SDM	Nama	Penyedia
Management Review	Iman Faturahman (Financial Controller) Yadi Kurniadi (Inventory Manager) Syahdina Faturahmi (Pastry & Resto Manager)	SMA Negeri A
Project Manager	Aera Setiawan	AR3 Corporation
Business Analyst	Rida Insani Tandi Irmansyah (Kadept. WareHouse) Arif Rahman (Kadept. HouseHold) Kusmayadi (Kadept. Procurement)	AR3 Corporation SMA Negeri A
System Analyst	Hermansyah Risa Pratayuda Tasya Urnadin M. Anaafi Asriansyah	AR3 Corporation
Programmer	Faruq Abi Salam, Gilang Ramadan, Rifqi Satria, Ari Simamora, Donal Pakuan, Jamal Sukmara, Faisal Ridwan	AR3 Corporation
Project Management Officer	Ananda Yunita	AR3 Corporation

9.6.  Pihak Pemasok  (Vendor)

Perusahaan yang akan memasok kebutuhan untuk proyek ini akan ditentukan oleh masing- masing pihak yang berkewajiban menyediakan sarana dan prasarana kebutuhan tersebut.

X.Referensi

1.    Tugas MPPL project Charter Sistem Informasi Perpustakaan UNSRI

2.    Term Of Requirement, Inventory System, Hotel Cemerlang – MBWSYS , 2005

3.    Feasibility Study Inventory System Hotel Cemerlang, MBWSYS, 2005

4.    NWCG Project Charter Guidelines , National Wildfire Coordinating Group (supercedes Version 1.3, July 2002)

5.    A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) 2000 Edition. Project Management Institute, Inc., Newtown Square, Pennsylvania, 2000. Frank V. Payne, PMP, Contributing Editor.

6.    e-Project Manager Today!, Vol 2, Issue 6. Wainscott Finch Associates, 2001.

7.    Connect-ND, Maximus People, Nort Dakota Project Charter with PeopleSoft, 2004